Let’s talk about BPM
BPM in a nutshell
Hello there! Word of the day from BABOK® v3 is BPM or Business Process Management. As stated in the definition, BPM is a management discipline that determines how manual and automated processes are created, modified, canceled, and governed. In a more practical sense, BPM is the practice of modeling, analyzing, and optimizing business processes, which helps meet strategic business goals. For example, cutting costs for manufacturing (as you remember, the business analysis goes far beyond IT). Other examples are the improvement of customer experience or optimization of business flows within interdepartmental processes. While talking about BPM, we can’t forgo the definition of the business process itself. It is an end-to-end set of activities that collectively responds to an event, and transforms information, materials, and other resources into outputs that deliver value directly to the customers of the process. It may be internal to an organization, or it may span several organizations.
BPM tasks
BPM, as an ongoing activity within the organization, determines how business processes are created, changed, canceled, and managed. As a methodology to implement business processes, BPM includes the following tasks:
– Analyze the current state. The first and most important step is on which you analyze the given process. It includes an analysis of its context, related processes, stakeholders, their needs, best practices, tools, etc. As a result, you should gather enough information to understand, where the problem or opportunity lies. Also, you should define the future state at the end of this part;
– Model. Here you look for specific options to improve the process and design ways to achieve its most optimal implementation. The most common artifact of this activity is a graphic model of the process, using notations like UML Activity (which is not designed for specific tasks but works well for simple and atomic pieces) or, more fitting for this, BPMN. Also, simulations of the process may take place during this step to test the process before implementation;
– Execute. Using the results of the Modelling step as input, you start building a new process, introduce it within the organization and help to adapt and become embraced by the stakeholders. During this step, it’s very important to document and react to resistance, which would take place – it’s normal for people to behave defensively to changes due to their nature;
– Monitor. After your new process has been implemented, it is a must to check how it goes, from time to time, and collect data about its performance. This data helps with understanding where there is a positive, negative, or no change at all;
– Optimize. This step is an iterative repetition of all previous steps. Monitoring results are used to evaluate, make changes to the related models and execute the updates process.
BPM breadth and depth
The change, caused by BPM, could be as broad or deep as you want. For instance, you might consider working on a single process within a department, a complicated collaboration between a few, or even company-wide processes, like the lifecycle of an employee within an organization.
As for depth, you can either work out the most painful points from high-level analysis, or you can perform a full-scale audit by decomposing the entire enterprise architecture into atomic processes and analyzing them. We will talk about enterprise architecture later separately, as this is a topic of great interest as well.
Making changes within a process is called process re-engineering – rethinking and redesigning business processes to improve performance measures. Changes in business processes call for making business decisions – decisions, that can be made based on strategy, executive judgment, consensus, and business rules, and that are generally made in response to events or at defined points in a business process.
Давайте порговоримо про BPM
Загально про BPM
Привіт! Слово дня з BABOK® v3- BPM, або керування бізнес-процесами. Як зазначено у визначенні, BPM — це управлінська дисципліна, яка визначає, як створюються, змінюються, скасовуються та керуються мануальні та автоматизовані процеси. У більш практичному сенсі BPM – це практика моделювання, аналізу та оптимізації бізнес-процесів, яка допомагає досягати стратегічних бізнес-цілей. Наприклад, скорочення витрат на виробництво (як ви пам’ятаєте, бізнес-аналіз виходить далеко за рамки IT). Інші приклади – покращення клієнтського досвіду чи оптимізація бізнес-потоків у міжвідомчих процесах. Говорячи про BPM, ми не можемо не подивитись на визначення самого бізнес-процесу. Це наскрізний набір дій, які колективно реагують на подію та перетворюють інформацію, матеріали та інші ресурси на результати, які надають цінність безпосередньо клієнтам процесу. Він може бути внутрішнім для організації або охоплювати кілька організацій.
Задачі BPM
BPM, як постійна діяльність в організації, визначає, як створюються, змінюються, скасовуються та як управляються бізнес-процеси. Як методологія реалізації бізнес-процесів BPM включає наступні завдання:
– Проаналізуйте поточний стан. Перший і найважливіший крок, на якому ви аналізуєте даний процес. Сюди входить аналіз його контексту і пов’язаних процесів, зацікавлених сторін, їхніх потреб, найкращіх практик, інструментів тощо. У результаті ви повинні зібрати достатньо інформації, щоб зрозуміти, в чому полягає проблема або можливість. Крім того, ви повинні визначити майбутній стан у кінці цієї частини;
– Модель. Тут ви шукаєте конкретні варіанти вдосконалення процесу та розробляєте способи досягнення його найбільш оптимальної реалізації. Найпоширенішим артефактом цієї діяльності є графічна модель процесу з використанням нотацій на зразок UML Activity (яка призначена не зовсім для цього, але добре працює для простих і атомарних частин) або, що більше підходить для цього, BPMN. Крім того, на поточному етапі можуть відбуватися симуляції процесу для його тестування перед впровадженням;
– Виконати. Використовуючи результати етапу моделювання як вхідні дані, ви починаєте будувати новий процес, запроваджуєте його в організації та допомагаєте зацікавленим сторонам (стейкхолдерам) адаптуватись до змін та приянйти зміни. Під час цього кроку дуже важливо задокументувати та відреагувати на опір, який мав би місце – це нормально, бо люди автоматично стають в захисную позицію, через свою природу, коли трапляються зміни;
– Моніторинг. Після впровадження нового процесу необхідно час від часу перевіряти, як він проходить, і збирати дані про його ефективність. Ці дані допомагають зрозуміти, де є позитивні, негативні зміни чи їх немає взагалі;
– Оптимізувати. Цей крок є ітеративним повторенням усіх попередніх кроків. Результати моніторингу використовуються для оцінки, внесення змін до пов’язаних моделей і виконання процесу оновлення.
Глибина та широта занурення в BPM
Зміни, спричинені BPM, можуть бути настільки масштабними чи глибокими, наскільки вам заманеться. Наприклад, ви можете розглянути можливість роботи над одним процесом у відділі, складною взаємодією між декількома або навіть загальнокомпанійними процесами, як-от життєвий цикл працівника в організації.
Що стосується глибини, ви можете або опрацювати найболючіші моменти за допомогою аналізу високого рівня, або ви можете провести повномасштабний аудит, розклавши всю архітектуру підприємства на атомарні процеси та проаналізувавши їх. Про архітектуру підприємства ми поговоримо пізніше окремо, оскільки це теж тема, яка викликає великий інтерес.
Внесення змін у процес зветься реінжинірингом процесу – переосмисленням і перепроектуванням бізнес-процесів для покращення показників ефективності. Зміни в бізнес-процесах вимагають прийняття бізнес-рішень – рішень, які можуть бути прийняті на основі стратегії, рішення виконавчої влади, консенсусу та бізнес-правил, і які зазвичай приймаються у відповідь на події або в певні моменти бізнес-процесу.
Це ваш перший візит до Passionate BA?
Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!