Business Analysis plan in a nutshell
Hello there! Today we will talk about business analysis plan. But before, we start with what is a plan. According to BABOK® v3, in general, a plan is a detailed scheme for doing or achieving something, usually comprising a set of events, dependencies, expected sequence, schedule, results or outcomes, materials and resources needed, and how stakeholders need to be involved. We plan a lot of things in our lives, it is a common thing to do. We do that because to achieve anything, one usually has to perform activities and tasks, which you cannot keep in you head. Of course, a plan to “go south” is not uncommon, meaning everything you imagined upfront wouldn’t work. That’s because the plan is an artifact of a predictive approach with its downsides. Does that mean we shouldn’t plan at all? Not exactly.
Plans are valid for predictive (waterfall) and quickly-changing (agile, adaptive) environments. The difference in planning between the two is in the level of detail you add while doing the same. The simplest example that would be familiar to everyone would be the following. When you work with the backlog for a small process automation project in a well-known environment, you could let yourself specify requirements upfront, make accurate estimations and prepare detailed plan. In this case, when you are working on something more or less static, that’s ok to plan thoroughly. On the other hand, when you build another social network, where tastes change instantly – you do not have the same luxury. Instead, you paint major steps, create some epics, make a ballpark estimation. After that, if stakeholders are OK with such an approach – you detail the first few stories and rush into making POC.
Types of business analysis plans
Diving into plans within the business analysis, I would like to specify that I distinguish plans into master plans and sub-plans. By master plan, I assume the Business Analysis Plan. That is a description of the planned activities the business analyst will execute to perform the business analysis work involved in a specific initiative. By BABOK® v3 and Business Analysis Planning and Monitoring knowledge area, general business analysis planning consists of the following tasks:
- Plan Business Analysis Approach. We talked about the approach in a previous post; feel free to check it;
- Plan Stakeholder Engagement. It contains a list of stakeholders relevant to the change, their levels of interest and influence, what business analysts need from them, and the best way to collaborate. The result of this task is a communication plan – a description of the types of communication the business analyst will perform during business analysis, the recipients of those communications, and the form and frequency of those communications;
- Plan Business Analysis Governance. It specifies how, when, and by whom decisions are made concerning specific tasks within a given initiative. The most commonly used way to document this information is a RACI matrix or its simplified versions. The plan could specify both high and low-level questions, like responsibility for business analysis risk management or who is accountable for creating minute minutes after each call related to requirements discussion;
- Plan Business Analysis Information Management. It defines ways of capturing and storing such information and its integration with other information for long-term use. Resulting of this task, we receive a requirements management plan – a subset of the business analysis plan for a specific change initiative, describing specific tools, activities, and roles and responsibilities that will be used on the initiative to manage the requirements.
That is your first visit to Passionate BA?
If you just started reading my blog, I have to indicate that you can find many articles on a blog page. You will find my digests, glossary definition reviews, and much more! Enjoy!
Що таке план з бізнес-аналізу?
Привіт! Сьогодні ми поговоримо про бізнес-план аналізу. Але перед тим, ми почнемо з того, що таке план. Відповідно до BABOK® v3, загалом план — це детальна схема виконання або досягнення чогось, яка зазвичай містить набір подій, залежностей, очікувану послідовність, розклад, результати, необхідні матеріали та ресурси, а також те, як зацікавлені сторони мають бути залучені. Ми плануємо багато речей у своєму житті, це звичайна справа. Ми робимо це тому, що, щоб досягти чогось, зазвичай потрібно робити послідовні дії, та втримати все в голові неможливо. Звичайно, таке щоб план провалився не є рідкістю, бо багато з того, що ви собі уявляли наперед, не спрацює. Це тому, що план є артефактом прогностичного підходу зі своїми недоліками. Чи означає це, що ми взагалі не повинні планувати? Не зовсім.
Плани дійсні для передбачуваних (водоспад) і швидко мінливих (гнучких, адаптивних) середовищ. Різниця в плануванні між ними полягає в рівні деталізації, який ви додаєте, роблячи те саме. Найпростішим прикладом, знайомим кожному, буде наступний. Коли ви працюєте з беклогом для невеликого проекту автоматизації процесів у добре відомому середовищі, ви можете дозволити собі визначити вимоги заздалегідь, зробити точні оцінки та підготувати детальний план. У цьому випадку, коли ви працюєте над чимось більш-менш статичним, ретельний план може спрацювати (але це теж не точно). З іншого боку, коли ви будуєте “ще одну” соціальну мережу, де смаки змінюються миттєво – ви не маєте тієї ж розкоші. Замість цього ви малюєте основні кроки, створюєте декілька епіків, робите приблизну оцінку. Після цього, якщо зацікавлені сторони сприймають такий підхід, ви деталізуєте кілька перших користвацьких історій і поспішаєте зробити POC.
Типи бізнес-аналітичних планів
Занурюючись у плани в рамках бізнес-аналізу, я хотів би уточнити, що я розрізняю генеральний план та підплани. Говорячи про генеральний, я маю на увазі план бізнес-аналізу. Це опис запланованих активностей, що проводитиме бізнес-аналітик задля виконання робіт по бізнес-аналізу у межах конкретної ініціативи. Відповідно до BABOK® v3 і області знань «Планування та моніторинг бізнес-аналізу», загальне планування бізнес-аналізу складається з таких завдань:
- План бізнес-аналізу. Ми говорили про підхід у попередній публікації; не соромтеся це перевірити;
- Планування залучення зацікавлених сторін (стейкхолдерів). Цей таск пропрацьовує перелік зацікавлених сторін, пов’язаних із змінами, рівень їх зацікавленості та впливу, те, що від них потрібно бізнес-аналітикам, і найкращий спосіб співпраці. Результатом цього завдання є комунікаційний план – опис типів комунікацій, які бізнес-аналітик здійснюватиме під час бізнес-аналізу, одержувачів цих комунікацій, а також форми та частоти цих комунікацій;
- Планування рішеннями щодо бізнес-аналізу управління. Тут ми визначаємо як, коли та ким приймаються рішення щодо конкретних завдань у рамках даної ініціативи. Найбільш поширеним способом документування цієї інформації є матриця RACI або її спрощені версії. План може визначати як питання високого, так і низького рівня, як-от відповідальність за управління ризиками бізнес-аналізу або хто відповідає за створення meeting minutes після кожного дзвінка, пов’язаного з обговоренням вимог;
- Планування управління бізнес-аналітичною інформацією. В рамках завдання ми визначаємо способи захоплення та зберігання такої інформації, її інтеграції з іншою інформацією для довгострокового використання. У результаті цього завдання ми отримуємо план управління вимогами – підмножину плану бізнес-аналізу для конкретної ініціативи змін, що описує конкретні інструменти, дії, а також ролі та обов’язки, які використовуватимуться в ініціативі для управління вимогами.
Це ваш перший візит до Passionate BA?
Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!