Checklist

What is checklist?

Hello there! Word of the day – checklist. BABOK® v3 defines a checklist as a standard set of quality elements that reviewers use for requirements verification. Checklists may include a standard set of quality elements that business analysts use to verify the requirements, or they may be specifically developed to capture issues of concern. The purpose of a list is to ensure that items determined to be important are included in the final requirements deliverables or that steps required for the verification process are followed.

A checklist is an artifact we use in repetitive tasks to reduce failure by compensating for limits of our memory or attention effects of different cognitive distortions like anxiety or worrying about something. A list helps to ensure consistency and completeness while performing some activities. A basic example is the to-do list. For more advanced examples, you may look at the schedule or a routine how-to process description. Setup manuals or compliance validation documents are also examples of a checklist. Thus, based on the examples above, the primary task of a checklist is to document the task and audit it against the documentation.

Types of checklist

• Do-confirm. They allow freedom of completing tasks before consulting the list. Once you complete the task, you address the list to analyze whether you overlooked something:
  • Project coordination lists, which specify who is responsible for each part of the project;
  • Personal lists of things to be done over a specified period;
  • Training checklists. Ensures that the employee passed the training and is up to date on all the necessary information.
• Read-do. They are kind of recipes. Start by reading each item on the list, then complete the taskl before moving to another:
  • Any lists of actions for standard procedures;
  • Troubleshooting checklists, with a set of branches for diagnosis, or a series of tasks to respond to an emergency;
  • Checklists to increase objectivity in decision-making, to reduce emotional influences.

How to use a checklist

To create a checklist:

• Define the goal. It is a baseline for selecting a checklist type and for proceeding with other steps;
• Specify the usage considerations. Some lists are used daily, and some only when a specific event triggers. For the same goal, you may have more than one checklist for different purposes;
• Define topics/categories. If you are planning a complex thing, you should decompose it into epics first. Otherwise, you may drown in a massive list of unsorted items before approaching the end;
• Brainstorm tasks. Each item on a checklist should be integral to help meet the goal;
• Estimate tasks. Knowing how much time it would take to finish all items from the checklist is essential. For some lists, it just might be a good idea to work with timelines; for others, it would be mission-critical;
• Prioritize. You can put some tasks on the back burner while others are time-sensitive;
• Ask someone else to review the list. Other people might add something you have completely forgotten about;
• Test the checklist. Conduct a pilot test to ensure that everything works well or whether there is something to improve;
• Make sure the checklist is accessible. People will remember and use lists if it is easy to access or use.

Now you can begin working. It is important to mark off completed tasks so everything is done once and accounted for. While using a checklist, remember that reviewing and continually improving the list is essential to increase effectiveness and efficiency. Identify what caused issues and confusion, what slowed you down or caused errors, to eliminate those issues.

Characteristics of effective checklist

You should follow these rules when creating a checklist:

• Except for some cases, a good list is reusable;
• Items on the list have to be SMART and possess the same characteristics good requirements have;
• List items use active language, and either contain a call-to-action or a fact that a person should check;
• Use action words because they encourage people to perform activities. This helps with motivating them to move through the assignments;
• Convenient and straightforward to use. Each listed item should be necessary, and together they should be sufficient;
• Properly decomposed to keep all related items together and atomize items;
• The level of detail is adequate, depending on the item. A list should not try to define or describe procedures that should be familiar to the checker, though critical steps may usefully be listed in order when order is important;
• Ideally, a person can run one checklist during a single session.

Also, you might want to consider the following while working with checklists:

• If you have several checklists for the same goal, you should use a master list as well;
• List based on the responsibilities of a person or a group is less likely to have items left out;
• Group items by topics, people, roles, or other criteria to let people find related items quickly;
• Checkboxes at the beginning of each item are easier to find and follow to the next incomplete check;
• A keyword at the beginning of the text will help ensure that the correct box is ticked;
• If instructions are necessary, they should be included. If not, they should be included, as they will distract the user.

Ideas of checklist for your company

• Company onboarding checklist. You will always have new people coming, so why won’t you ease your life for each of those cases?
• Project induction checklist. A new team member must start bringing value asap. You may help them by not forgetting something important;
• Project kick-off checklist. A massive step for your client, a routine for yourself. Spend your “fuel” on something more critical by letting the list take that off your shoulders;
• Elicitation session prep checklists. You know the drill, but what if you miss something? Never try to rely on your memory only;
• BA knowledge transfer checklist. Probably, you were never trapped in a situation where someone needed to remember something important when passing the project. Or did you? It’s up to you now, but probably creating such a list for your “ancestors” would move you closer to the “nice” list for the next Christmas;
• Requirements description checklist. Or how I call them – pre-templates. If you are creating the exact requirements often, or other people do the same, it’s a great idea to help them. Templates are, of course, better, but they take considerable time to create and polish for every occasion. A checklist, on the other hand, is a more simple and elegant tool for remembering the essentials;
• Personal daily checklist. That’s my favorite; I cannot live without it. If you are a productivity freak like me, you know what I am talking about; if you are starting your career or have issues remembering all you have to do, believe me – that’s THE stuff.

Useful articles about checklist

• Checklist examples:
  • Business Requirements Document Checklist. A great example of what you should remember when creating BRD;
  • A Checklist For Business Analysis Planning;
  • Project initiation checklist for business analysts. Old, but gold;
  • Requirements Discovery Made Easier. Collection of discovery checklists, $97. I never bought them, but I heard this pack was beneficial.
• The Checklist Manifesto: How to Get Things Right. Excellent book about the topic under discussion;
• End to End Analysis Framework checklist. This a great set of questions you can use for your lists.

Is that your first visit to Passionate BA?

If you just started reading my blog, I have to indicate that you can find many articles on a blog page. You will find my digests, glossary definition reviews, and much more! Enjoy!

Що таке чекліст (контрольний список)?

Всім привіт! Слово дня – чекліст, або контрольний список. BABOK® v3 визначає чекліст як стандартний перелік показників якості, які рецензенти використовують для перевірки вимог. Контрольні списки можуть включати стандартний набір елементів якості, які бізнес-аналітики використовують для перевірки вимог, або вони можуть бути спеціально розроблені для охоплення проблемних питань. Мета списку полягає в тому, щоб переконатися, що пункти, визначені як важливі, включені в кінцеві результати вимог або виконання кроків, необхідних для процесу перевірки.

Контрольний список — це артефакт, який ми використовуємо в повторюваних завданнях, щоб зменшити кількість невдач, компенсуючи обмеження нашої пам’яті чи увагу, які виникають через різні когнітивні викривлення, як-от тривога чи хвилювання. Список допомагає забезпечити послідовність і повноту під час виконання завдань. Найчастішим прикладом списку є список справ. Більш комплексні приклади – розклад або опис процедури процессу. Посібники з налаштування або документи перевірки відповідності також є прикладами контрольного списку. Таким чином, виходячи з наведених вище прикладів, основним завданням контрольного списку є документування завдання та перевірка його на відповідність документації.

Види контрольних списків

• Зроби-провалідуй. Ідея списка в тому що можна вільно виконувати завдання до перегляду списку. Виконавши завдання, ви звертаєтесь до списку, щоб проаналізувати, чи ви щось не помітили:
  • Чекліст координації проекту, в якому зазначено, хто відповідає за кожну частину проекту;
  • Особисті списки справ, які потрібно зробити за визначений період;
  • Навчальні контрольні листи. Забезпечує, щоб працівник пройшов навчання та був в курсі всієї необхідної інформації.

• Читай-виконуй. Це свого роду рецепти. Почніть із читання кожного пункту списку, а потім виконайте завдання, перш ніж переходити до іншого:
  • Будь-які списки дій для стандартних процедур;
  • Контрольні списки для усунення несправностей із набором гілок флоу для діагностики або низкою завдань для реагування на надзвичайні ситуації;
  • Контрольні листи для підвищення об’єктивності в прийнятті рішень, зменшення емоційних впливів.

Як використовувати контрольні списки

Щоб створити контрольний список:

• Визначте мету. Це основа для вибору типу контрольного списку та для виконання наступних кроків;
• Вкажіть міркування щодо використання. Деякі списки використовуються щодня, а деякі – лише під час певної події. Для однієї мети ви можете мати більше одного контрольного списку для різних цілей;
• Визначте теми/категорії. Якщо плануєте щось складне, то спочатку розкладіть мету на епіки. Інакше ви можете потонути у величезному списку несортованих тасків ще до наближення до кінця процесу;
• Зробіть мозковий штурм для створення тасків у чекліст. Кожен пункт контрольного списку має бути невід’ємним, щоб допомогти досягти мети;
• Зробіть оцінку. Дуже важливо знати, скільки часу знадобиться, щоб виконати всі пункти контрольного списку. Для деяких списків може бути просто гарною ідеєю знати цю інформацію; для інших час буде супер-критичним;
• Розставте пріоритети. Ви можете відкласти деякі завдання на другий план, а інші – чутливі до часу;
• Попросіть когось ще переглянути список. Інші люди можуть додати те, про що ви зовсім забули;
• Перевірте контрольний список. Проведіть пілотне тестування, щоб переконатися, що все працює добре, чи є що покращити;
• Переконайтеся, що контрольний список доступний. Люди запам’ятають і будуть використовувати списки, якщо до них легко отримати доступ або використовувати.

Тепер можна приступати до роботи. Важливо відмічати виконані завдання, щоб контролювати що все було зроблено. Використовуючи контрольний список, пам’ятайте, що перегляд і постійне вдосконалення списку є важливими для підвищення ефективності та ефективності. Визначте, що викликало проблеми та плутанину, що уповільнило вашу роботу чи спричинило помилки, щоб усунути ці проблеми.

Характеристики хорошого чеклісту

Під час створення контрольного списку слід дотримуватися таких правил:

• За винятком деяких випадків, хороший список можна використовувати повторно;
• Елементи у списку мають бути SMART та мати ті самі характеристики, що й хороші вимоги;
• Елементи списку використовують “активну” мову та містять або заклик до дії, або факт, який особа повинна перевірити;
• Використовуйте заклик до дії, оскільки це спонукає людей виконувати свою роботу;
• Зручний і простий у використанні. Кожен пункт має бути необхідним, а разом їх має бути не забагато;
• Правильно декомпозований, щоб утримувати всі пов’язані елементи разом і мати атомарний рівень;
• Рівень деталізації достатній, залежно від елемента. Список не повинен намагатися визначити або описати процедури, які повинні бути знайомі перевіряючому. Хоча критичні кроки може бути корисно перераховувати в порядку, коли порядок важливий;
• В ідеалі людина може виконати один контрольний список протягом одного сеансу.

Крім того, ви можете врахувати наступне під час роботи з контрольними списками:

• Якщо у вас є кілька контрольних списків для однієї мети, вам також слід використовувати мастер-чекліст;
• Список, що базується на обов’язках особи чи групи людей, з більшою вірогідністю буде більш повним та коректним;
• Групуйте елементи за темами, людьми, ролями чи іншими критеріями, щоб люди могли швидко знаходити пов’язані елементи;
• Прапорці (чекбокси) на початку кожного елемента легше знайти, ніж у кінці, та перейти до наступної неповної перевірки;
• Ключове слово на початку тексту допоможе переконатися, що прапорець позначений правильно;
• Якщо потрібні інструкції, їх слід включити. Якщо ні, їх слід виключити, оскільки вони відволікатимуть користувача.

Ідеї контрольних списків для вашої компанії

• Контрольний список онбордінгу до компанії. До вас завжди будуть приходити нові люди, то чому б вам не полегшити собі життя в кожному з цих випадків?
• Контрольний список для ознайомлення з проектом. Новий член команди повинен почати приносити цінність якомога швидше. Ви можете допомогти їм, не забувши чогось важливого;
• Контрольний список для початку проекту. Величезний крок для вашого клієнта, рутина для вас. Витратьте своє «мозкове паливо» на щось важливіше, дозволивши списку зняти напругу з ваших плечей;
• Контрольні списки підготовки до сеансу виявлення вимог. Звісно ви знаєте, що робите, але що, якщо ви щось упустили? Ніколи не намагайтеся покладатися лише на свою пам’ять;
• Контрольний список для передачі знань новому БА в проекті. Напевно, ви ніколи не потрапляли в ситуацію, коли комусь потрібно було згадати щось важливе при проходженні проекту. Або таки так? Зараз вирішувати вам, але, ймовірно, створення такого списку для ваших «предків» наблизило б вас до потрапляння у контрольний список “хороших дітлахів” на наступне Різдво;
• Контрольний список опису вимог. Або як я їх називаю – пре-шаблони. Якщо ви часто створюєте ті ж самі вимоги або інші люди роблять те саме, було б чудовою ідеєю допомогти їм. Шаблони, звичайно, кращі, але вони займають багато часу, щоб створити та відшліфувати для кожного випадку. З іншого боку, контрольний список є більш простим і елегантним інструментом для контролю за описом основних речей;
• Особистий щоденний контрольний список. Це мій улюблений; я не можу жити без цього. Якщо ви любите продуктивність, як я, ви знаєте, про що я говорю; якщо ви починаєте свою кар’єру або маєте проблеми із запам’ятовуванням усього, що вам потрібно зробити, повірте мені – це саме те, що вам треба.

Гідні матеріали щодо сабжу

• Приклади контрольних списків:
  • Business Requirements Document Checklist. Чудовий приклад того, що потрібно зробити під час створення BRD;
  • A Checklist For Business Analysis Planning;
  • Project initiation checklist for business analysts. Старенька стаття, проте досі актуальна;
  • Requirements Discovery Made Easier. Колекція чеклістів для дискавері, $97. Сам не купував та не користувався, проте чув гарні відгуки.
• The Checklist Manifesto: How to Get Things Right. Чудова книга про мистетство роботи з чеклістами;
• End to End Analysis Framework checklist. Корисна сторінка з питаннями, які ви можете включити в свої наступні бізнес-аналітичні чеклісти.

Це ваш перший візит до Passionate BA?

Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!

Image by pch.vector on Freepik