What is a change (in business analysis)?
Hello there! The word of the day from BABOK® v3 – change. Change is one of the essential words for business analysts. Why, might you think? Because that is precisely what we are working with. So what is the change? It is the act of transformation in response to a need. Change is something you do to make the world better. You can work to improve the performance of an enterprise. You may want to create another niche social network to connect people with specific interests. There might be an idea to develop a new tool to measure CO2 levels to prevent global warming. Anything is a change.
In the context of business analysis, it is deliberate and controlled through business analysis activities and performed by change team. It is a cross-functional group of individuals who are mandated to implement a change. This group may be comprised of product owners, business analysts, developers, project managers, implementation subject matter experts (SMEs), or any other individual with the relevant set of skills and competencies required to implement the change.
To understand change, we need to learn more about other vital definitions related to change.
Change strategy
Image by vectorjuice on Freepik
A change strategy is a high-level plan to transform from the current state to the future state to achieve the desired business objectives. Change strategies may be a singular initiative, which consists of smaller changes set, to be done either together or as a sequence of projects, or as various continuous improvement efforts. Each change element might only partially address the need so multiple changes might be necessary.
Those who are a catalyst for change are called change agents. That’s a synonym for stakeholders, meaning those who drive the change. They might be either source of information or those in charge. The most crucial role of these agents is to perform change management. It is a set of planned activities, tools, and techniques to address the human side of change during a change initiative, primarily addressing the needs of the people most affected by the change.
To define strategy, analysts perform a gap analysis between the current and future state, assess options for achieving the future state, and recommend the highest value approach for reaching the future state, including any transition states that may be required along the way. As a result, analysts define the scope of change, which is a basis for calculating costs, timelines, and value from strategy implementation.
Change Scope
Image by vectorjuice on Freepik
Scope of change is a set of solutions, process changes, training, and other activities, knowledge, and artifacts that result from gap analysis. There might be multiple solution options, so business analysts evaluate them to find the most optimal option. A selected option would define the boundaries of the solution and describe it in detail enough to enable stakeholders to understand of capabilities the change will deliver. This option should also provide knowledge of how the proposed solution allows for achieving the future state. The solution scope might evolve throughout an initiative as business analysts discover more information.
Among other criteria to define the scope of change, its cost is usually the most crucial criterion. Implementing the selected strategy includes the cost of creating or acquiring the solution or its component’s costs of transitioning from the current state to the future state. This could include the costs of changing equipment and software, facilities, staff, training, and business rules; buying patents and licenses; paying royalties and legal consultations; data gathering and analysis; KPI analysis, market analysis, etc.
Change control process
Image by rawpixel.com on Freepik
Whether the change is something small or huge, to efficiently implement it, the business analyst should establish the process to follow and control the result. To do so, analysts prepare control protocol:
- Define the process for introducing specific items the team will do to reach the future state. This process details the steps for proposing a change, who and when can do this, which information to gather before the proposal, how to communicate it;
- Specify the information to be included in the proposal. It is essential for prioritization and decision-making. Such information may include cost, time, benefits, risks, priority, plan to implement the proposed option, etc.;
- Select the way the team will prioritize proposals;
- Determine how the team will document the option under discussion information. This includes traceability standards, version control practices, the process of baseline identification, etc.;
- Specify communication process: how will validation, verification, and approvals will be communicated;
- Determine who will authorize the course of action.
Place of change in business analysis
- Elicitation and Collaboration: analysts use elicitation techniques to determine the characteristics of the change, including needs, requirements, and stakeholders’ concerns;
- Requirements Life Cycle Management: business analysts manage how stakeholders evaluate proposed changes to requirements and designs during an initiative;
- Strategy Analysis: analysts analyze the current state, define the future state, understand the gap and develop a strategy to achieve the future state by implementing the change;
- Requirements Analysis and Design Definition: we transform elicitation results into requirements and designs to define the scope of change;
- Solution Evaluation: business analysts recommend a change to a system, process, product, or whole enterprise to realize the potential value of a solution.
Examples of change
- Building new or modifying existing business processes;
- Creating, optimizing, or removing business functions;
- Implementing new or changing existing capabilities;
- Reacting to external or internal events;
- Implementing new or replacing old technologies;
- Acquiring, producing, or processing informational assets;
- Rebuilding organizational structure;
- etc.
Is that your first visit to Passionate BA?
If you just started reading my blog, I have to indicate that you can find many articles on a blog page. You will find my digests, glossary definition reviews, and much more! Enjoy!
Що таке зміна (в бізнес-аналізі)?
Привіт! Слово дня з BABOK® v3 – зміна. Зміна – одне з важливих слів для бізнес-аналітиків. Чому, як ви думаєте? Тому що це саме те, з чим ми працюємо. Що ж таке зміна? Це акт трансформації у відповідь на потребу. Зміна – це те, що ви робите, щоб зробити світ кращим. Ви можете працювати над підвищенням ефективності підприємства. Ви можете створити ще одну нішеву соціальну мережу, щоб об’єднати людей із певними інтересами. Можливо, є ідея розробити новий інструмент для вимірювання рівня CO2, щоб запобігти глобальному потеплінню. То ж, будь-який акт трансформації – то є зміна.
У контексті бізнес-аналізу зміна є навмисною і контрольованою за допомогою бізнес-аналізу та виконується командою змін. Це rрос-функціональна група осіб, які уповноважені впроваджувати зміни. Ця група може складатися з власників продуктів, бізнес-аналітиків, розробників, керівників проектів, експертів в предметних галузях, чи будь-яка інша особа, з відповідним набором навичок і компетенцій, необхідних для реалізації змін.
Щоб зрозуміти змінe, нам потрібно більше дізнатися про інші важливі визначення, пов’язані з нею.
Стратегія змін
Image by rawpixel.com on Freepik
Стратегія змін — план переходу з поточного в майбутній стан для досягнення бажаних цілей бізнесу. Стратегії змін можуть являти собою окрему ініціативу, яка складається з меншого набору змін, які слід виконувати або разом, або як послідовність проектів, або як різноманітні зусилля з постійного вдосконалення. Кожен елемент зміни може лише частково відповідати потребі, тому може знадобитися кілька змін.
Тих, хто є каталізатором змін, називають агентами змін. Це синонім стейкхолдерів, тобто тих, хто керує змінами. Вони можуть бути або джерелом інформації, або відповідальними за зміну. Найбільш важливою роллю цих агентів є здійснення управління змінами. Це заплановані дії, інструменти та техніки, спрямовані на те, щоб врахувати людський фактор, що виникає підчас ініційованої зміни, в першу чергу щоб врахувати потреби людей, на яких зміна вплине найбільше.
Щоб визначити стратегію, аналітики проводять аналіз прогалин між поточним і майбутнім станом, оцінюють варіанти досягнення майбутнього стану та рекомендують підхід із найвищою цінністю для досягнення майбутнього стану, включаючи будь-які перехідні стани, які можуть знадобитися на цьому шляху. У результаті аналітики визначають обсяг змін, які є основою для розрахунку витрат, термінів і вартості реалізації стратегії.
Обсяг змін
Image by vectorjuice on Freepik
Обсяг змін — це набір рішень, змін процесу, навчання та інших дій, знань і артефактів, які є результатом аналізу прогалин. Може бути кілька варіантів рішення, тому бізнес-аналітики оцінюють їх, щоб знайти найбільш оптимальний варіант. Вибраний варіант визначить межі рішення разом з його описом, щоб дати можливість зацікавленим сторонам зрозуміти можливості, які бенефіти надасть зміна. Ця опція також має надати знання про те, як запропоноване рішення дозволяє досягти майбутнього стану. Обсяг рішення може змінюватися протягом ініціативи, з тим як бізнес-аналітики знаходять більше інформації про зміну.
Серед інших критеріїв для визначення обсягу змін, їх вартість зазвичай є найважливішим критерієм. Реалізація обраної стратегії включає витрати на створення або придбання рішення або витрати його компонента на перехід від поточного стану до майбутнього. Це може включати витрати на зміну обладнання та програмного забезпечення, обладнання, персоналу, навчання та правил ведення бізнесу; купівля патентів і ліцензій; виплата гонорарів та юридичних консультацій; збір і аналіз даних; аналіз KPI, аналіз ринку тощо.
Процес контролю змін
Image by rawpixel.com on Freepik
Незалежно від того, чи є зміна чимось малим чи величезним, для ефективного її впровадження бізнес-аналітик повинен встановити процес, якому буде слідувати та контролювати результат. Для цього аналітики готують протокол контролю:
- Визначте процес впровадження конкретних елементів, які команда виконуватиме, щоб досягти майбутнього стану. Цей процес детально описує кроки для пропозиції змін, хто і коли може це зробити, яку інформацію потрібно зібрати перед пропозицією, як її повідомити про результати дій;
- Вкажіть інформацію, яку необхідно включити до пропозиції щодо змін. Це важливо для визначення пріоритетів і прийняття рішень. Така інформація може включати вартість, час, переваги, ризики, пріоритет, план впровадження запропонованого варіанту тощо;
- Виберіть спосіб, у який команда буде визначати пріоритетність пропозицій;
- Визначте, як команда документуватиме обговорювану інформацію. Це включає стандарти відстеження, методи контролю версій, процес ідентифікації базової лінії вимог тощо;
- Укажіть процес зв’язку: як повідомлятимуться про валідацію, перевірку та затвердження;
- Визначте, хто буде санкціонувати порядок дій.
Місце зміни в бізнес-аналізі
- Виявлення та співпраця: аналітики використовують методи виявлення, щоб визначити характеристики змін, включаючи потреби, вимоги та занепокоєння зацікавлених сторін;
- Управління життєвим циклом вимог: бізнес-аналітики керують тим, як зацікавлені сторони оцінюють запропоновані зміни до вимог і проектів під час ініціативи;
- Страгечний аналіз: аналітики аналізують поточний стан, визначають майбутній стан, розуміють прогалини та розробляють стратегію досягнення майбутнього стану шляхом впровадження змін;
- Аналіз вимог і визначення дизайну: ми перетворюємо результати виявлення у вимоги та проекти для визначення масштабу змін;
- Оцінка рішення: бізнес-аналітики рекомендують змінити систему, процес, продукт або підприємство в цілому, щоб реалізувати потенційну цінність рішення.
Приклади змін
- Побудова нових або модифікація існуючих бізнес-процесів;
- Створення, оптимізація або видалення бізнес-функцій;
- Впровадження нових або зміна існуючих можливостей;
- Реагування на зовнішні або внутрішні події;
- Впровадження нових або заміна старих технологій;
- Придбання, виробництво або обробка інформаційних активів;
- Перебудова організаційної структури;
- тощо.
Це ваш перший візит до Passionate BA?
Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!