Let’s talk about business analysis effort
Hello there! Word of the day from BABOK® v3 Glossary – Business Analysis Effort – the scope of activities a business analyst is engaged in during the life cycle of an initiative. You may think what I thought when I started working on this post: “Captain Obvious, what could you tell me about the effort? Everything we do is an effort!”. Well, maybe just a few, but valuable thoughts might be said. They relate to the previous post – business analysis planning.
To realize effort most efficiently, analysts should keep in mind the PDCA (Plan-Do-Check-Act) model with regard to business analysis.
Analyze effort
Before you start, define appropriate tasks to perform during the project. A lot of analysts (primarily young), according to my experience, do one of two things. They either do whatever they always do “by template” or decide during the process. Usually, nothing is critically wrong with this. At the same time, in some cases, that could be barely enough.
Decompose effort
Eat an elephant one bite at a time – that’s your motto. Even small projects might become overwhelming if you do not do this. I often see analysts who sometimes feel they spent a lot of time but did nothing. That’s because when you don’t see the start, you cannot observe the end, which might be frustrating. Another thing – when PM or client asks to show results or just asks “what did you accomplish?” – there is nothing to tell. You know what usually happens after. That’s why I always insist on decomposing even the most simple tasks, even if, in some cases, that becomes just training for more significant tasks.
Estimate effort
Hours, days, story points – any type of estimation you like is OK. Every analyst should know the empirics of its performance – both for project needs and personal performance understanding. I firmly believe you cannot succeed as a professional if you cannot tell how much time you will need to accomplish something. Moreover, that’s a field for procrastination, which is terrible itself. If you still don’t like it, then I have something no one can argue with – clients need to know how much they would spend, which relies on estimation. Thus, you won’t be able to avoid this, so you better learn how to do it well.
Plan effort
You need to know what to do and when to do it. Of course, you can plan upfront (predictive approach) or during the project (adaptive approach). But in any case, you have to have at least a high-level plan when you start.
Keep track of time
The golden rule I accepted in my career: after you spend 50% of your estimated time on the task, stop and check if everything is OK. Or, if you have some results even earlier – do the same. If possible – show your progress to someone. It’s hilarious how many analysts ignore this rule and fail because they do the wrong task or task was done wrong. Specifically, I see this problem with students – they tend to do everything perfectly from the 1st attempt and spend all (and even more) of the time. Good result rarely happens, of course – usually, the result has a lot to fix, which calls for even more frustration Besides that, there is another thing – your time is money the client pays (or time spent inefficiently making your product). That’s why you should control time spent and let others help you to go in the right direction.
Evaluate the result
It doesn’t matter whether you have formal KPIs or just measure success in any other way. Spend time to retrospect and sharpen the axe. Many people do not do this and succeed nevertheless – due to natural talent or stubbornness and lots of time. But even if you are a genius, reviewing your performance is helpful and thinking of what you can do better. Even if everything above happens to you naturally during the process, nonetheless, it is essential to eventually stop, take a deep breath and praise useful for the great job you did.
Re-evaluate effort
After you have done everything above, you can implement changes to your strategy and become an even better version of yourself. Besides, after you make those improvements, your peers will see your growth, which usually pays in many ways, if you know what I mean.
That’s everything I wanted to tell about business analysis effort. If you have any questions – feel free to leave comments below this post; I will try to answer to the best of my ability. Let’s have a conversation!
That is your first visit to Passionate BA?
If you just started reading my blog, I have to indicate that you can find many articles on a blog page. You will find my digests, glossary definition reviews, and much more! Enjoy!
Давайте поговоримо про зусилля з бізнес-аналізу
Привіт! Слово дня від глосарію BABOK® v3 – Business Analysis Effort – обсяг активностей, до яких бізнес-аналітик залучений протягом життєвого циклу ініціативи. Ви можете подумати те ж саме, що я думав, коли почав працювати над цим дописом: «Капітане Очевидність, що ви можете розповісти мені про зусилля? Усе, що ми робимо, — це зусилля!». Ну, можливо, кілька, але цінних думок озвучити можна. Вони стосуються попереднього посту – планування бізнес-аналізу.
Щоб максимально ефективно реалізувати зусилля, аналітики повинні тримати в голові модель PDCA (Plan-Do-Check-Act), але в контексті бізнес-аналізу.
Аналіз зусиль
Перш ніж почати, визначте відповідні завдання для виконання під час проекту. Багато аналітиків (в першу чергу молодих), як показує мій досвід, роблять одну з двох речей. Вони або роблять те, що завжди роблять «за шаблоном», або вирішують що робити під час процесу. Зазвичай у цьому немає нічого критичного. У той же час, в деяких випадках цього може бути ледве достатньо.
Декомпозиція зусиль
Вживайте слона по шматочках – ось ваш девіз. Навіть невеликі проекти можуть стати непосильними, якщо ви цього не зробите. Я часто бачу аналітиків, які відчувають, що витратили багато часу, але нічого не зробили. Це тому, що коли ви не бачите початку, ви не можете бачити й кінець, що може дуже й дуже засмучувати. А ще букає, що коли PM або клієнт просить показати результати або просто запитує “чого ви досягли?” – нема що розповідати. Ви знаєте, що зазвичай відбувається після. Ось чому я завжди наполягаю на декомпозиції навіть найпростіших завдань, навіть якщо в деяких випадках це стає просто тренуванням для декомпозиції більш важливих завдань.
Оцініть зусилля
Години, дні, сюжетні моменти – будь-який тип оцінки, який вам подобається – підходить. Кожен аналітик повинен знати емпірику своєї продуктивності – як для потреб проекту, так і для розуміння особистої ефективності. Я твердо вірю, що ви не можете досягти успіху як професіонал, якщо не можете сказати, скільки часу вам знадобиться, щоб чогось досягти. Крім того, це поле для прокрастинації, що само по собі жахливо. Якщо вам мало аргументів, тоді я маю те, з чим ніхто не може сперечатися: клієнти хочуть знати, скільки вони витратять грошей, а це залежить від вашої оцінки. Таким чином, ви не зможете уникнути оцінювання, тому вам краще навчитися робити це добре.
Плануйте зусилля
Потрібно знати, що і коли робити. Звичайно, ви можете планувати заздалегідь (прогнозний підхід) або під час проекту (адаптивний підхід). Але в будь-якому випадку, ви повинні мати принаймні план високого рівня, коли ви починаєте.
Слідкуйте за часом
Золоте правило, яке я прийняв у своїй кар’єрі: після того, як ви витратите на завдання 50% передбачуваного часу, зупиніться і перевірте, чи все в порядку. Або, якщо у вас є якісь результати навіть раніше – зробіть те ж саме. Якщо є можливість – покажіть комусь свій прогрес. Дивно, як багато аналітиків ігнорують це правило і зазнають невдачі, тому що вони виконують неправильне завдання або завдання виконано неправильно. Зокрема, я бачу цю проблему у студентів – вони прагнуть зробити все ідеально з першої спроби і витрачають весь час і навіть більше. Звичайно, хороший результат при цьому трапляється рідко – зазвичай результат має багато чого виправити, що викликає ще більше розчарування. Крім того, є ще одна річ: ваш час – це гроші, які платить клієнт (або час, витрачений неефективно на створення вашого продукту). Тому слід контролювати витрачений час і дозволяти іншим допомагати вам йти в правильному напрямку.
Оцінюйте результат
Немає значення, чи є у вас офіційні KPI, чи просто вимірюєте успіх будь-яким іншим способом. Витратьте час на ретроспективу та наточування сокири. Багато людей не роблять цього, але все одно досягають успіху – через природний талант або впертість і багато часу. Але навіть якщо ви геній, рев’ю ваших результатів корисне, бо підкаже, що ви можете зробити краще. Навіть якщо все, що описано вище, відбувається з вами природним шляхом під час процесу, тим не менш, важливо врешті-решт зупинитися, зробити глибокий вдих і похвалити себе за чудово виконану роботу.
Зробіть переоцінку запланованих зусиль
Після того, як ви зробите все вище зазначене, ви зможете внести зміни у свою стратегію та стати ще кращою версією себе. Крім того, після того, як ви зробите ці покращення, ваші ліди побачать ваш зріст, який зазвичай окупається багатьма способами, якщо ви розумієте, що я маю на увазі.
Ось і все, що я хотів розповісти про зусилля з бізнес-аналізу. Якщо у вас виникли запитання – сміливо залишайте коментарі під цією публікацією; я намагатимуся відповісти на всі питання. Давай почнемо дискусію!
Це ваш перший візит до Passionate BA?
Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!