What is a collaboration (in business analysis?)
Hello there! The word of the day from BABOK® v3 – collaboration – the act of two or more people working together towards a common goal. In the business analysis, we are talking, of course, about collaboration with stakeholders. BABOK® v3 has a separate section dedicated to this topic – 4.5 “Manage stakeholders collaboration.” The purpose of this task is to encourage stakeholders to engage in the work at hand. Usually, stakeholders are busy running some department or even the whole business. Sometimes they might be indifferent or even against the change. That’s why it is quite a complicated task for business analysts. In this article, I will try to help with the understanding of the basics regarding the topic.
Elements of collaboration
To efficiently collaborate, business analysts have to succeed in the following just a few, but essential pieces of collaboration.
Gain commitment from participants
People will participate in activities that will require their time and at least sometimes other resources – money, reputation, etc. In some cases, people might not be ready to do so, especially if no one asked about the specific commitment in written or received explicit consent. You may already know what happens if understanding being in such a situation come at a critical point. That’s why business analysts should identify and agree upon commitments as early in the initiative as possible. Depending on the case, the agreement can be communicated formally or informally, but from my experience – formally is almost always better;
Establish engagement monitoring
Even though you got everybody’s consent, it doesn’t mean that it’s 100% true that you will get everyone on board when it comes to the moment when they need to do something. Things tend to divert people from work for many reasons; their attitude towards the objective may shift, they might be overwhelmed by other tasks, delayed by something, etc. That’s why business analysts should constantly ensure that stakeholders are on the same page, have access to all the information, keep participating according to agreements and engage other stakeholders;
Facilitate collaboration
Stakeholders are more likely to participate if they feel support and collaboration from others, including business analysts. You can do that by encouraging the free flow of information, ideas, and innovations. It is essential for stakeholders to feel that they are heard, their opinions matter, and their contributions are recognized.
Types of collaboration
One-to-one
We use this type of communication when it’s relevant or important to process a package of information by a single stakeholder. It can be a discussion with SME, getting approval from a key stakeholder, or asking someone to do their missing part. Individual collaboration is the most productive due to the nature of the personal approach. Still, it might be quite resourceful and sometimes tricky (e.g., when you have a complicated question to discuss and there is no one to support you). Meanwhile, for some things, it’s quite ineffective, like when you need to roleplay a process to find gaps;
Group
When a business analyst must communicate with many stakeholders simultaneously, that’s a group collaboration. The main difference from individual is that you can’t spend as much time on every stakeholder; you have to share it with many if you meet people in person or during an online conference. If we talk about an even more significant number of stakeholders, you would probably use different non-verbal methods. Pros of group collaboration are immediate discussion about the information and related issues with a group of people and time-saving. Cons are the less deep level of communication with specific stakeholders and the risk that some participants may provide less input or even avoid participating;
Non-verbal methods
Usually, these include emails, chatting, and using collaboration tools to work on the same content at a time. They could represent individual or group collaboration or a mix of those. Pros of using such methods are that there is no need for synchronous work, more accessible in terms of delivering information packages as you have access to a person at any time, and it is somewhat easier to understand, concerning that structured text may be easier to consume. Cons are that it might be complicated in terms of understanding, as poorly written text is much worse than poorly worded, as you may ask again during conversation; there is a possibility that written information may be lots in tons of other information; much easier to ignore.
Collaborative games
Understanding the games
There are a lot of techniques that may be referred to as collaborative. For instance, well-known interviews are, focus groups or brainstorming. I will cover them separately as they focus more on other things, like requirements elicitation, idea generation, etc. In the current article, I would like to cover the most collaborative technique of all – collaborative games.
What are these games? They are activities performed in groups, which encourage participants to work together on a topic with a focus on building something together to get an understanding of something or agree on a shared idea. Is it a focus group? Au contraire, as the latter does not help with building something, is about eliciting thoughts and opinions.
By using games, business analysts try to stimulate teamwork by temporarily putting participants in a playground by using some metaphor of a fun situation. In there, they share knowledge, try to achieve some goal or repeat an activity in different ways, and try to see some questions from other points of view. In this situation, a business analyst becomes a facilitator of the game, guiding participants through the process by explaining and enforcing the rules and assisting when they struggle. Usually, collaborative games involve visual and tactile components, which are essential for making the game more dynamic, assisting in processing the information, and building trust between participants. That’s why it’s a considerable challenge (but not a blocker) to conduct such games online.
Games elements and examples
Collaborative games consist of the following elements:
- Explain the game’s purpose. It is essential to establish what kind of problem the game will solve. Sometimes facilitators tend to keep this for the end, to receive an “Aha!” moment, but doing so may increase already peeking skepticism of “serious” and “busy” people if you know what I mean;
- Playing the game:
- Performing activity. Keep reading to take a look at examples;
- Analyze the outcome. The most important part, which explains the “Aha!” moment to players, provides and details the morale of the result.
- Repeat the two previous steps, slightly changing the rules or input. Some games provide a few different starting conditions, which are given in specific order (or without) to explain the case from different perspectives.
To understand collaborative games better, I would suggest taking a look at the following videos explaining how to play a few of the games:
- Affinity Diagramming explained by NN Group;
- Agile Product Box by Simon Gervan;
- Fishbowl technique by Gather Together Games;
- Draw a Toast by Tom Wujec, from TED 2013;
- More specific game sets, like Lego4Scrum, teach the Agile Mindset and power of Scrum.
- There are many more; Google them.
Collaboration tools
| Tool | Examples |
|---|---|
| Sharing Ideas | MindMeister, Coggle, Creately |
| Calls | Zoom, Google Meet, Skype |
| Chats | Slack, MS Teams, Google Chat |
| Whiteboard | Miro, Mural, Lucidspark, Canva |
| Prototyping | Figma, Axure RP, Adobe XD |
| Diagramming | Lucidchart, Diagrams.net (Draw.io), Visual Paradigm Online |
| Issue tracking | Jira, Trello, Click Up |
| Requirements | Confluence, Notion, Google Docs |
| Notes | Google Keep, Evernote |
| Tables | Google Sheets |
| Kanban board | Trello, Asana, Kanbanize |
| Files exchange | Google Drive, Dropbox |
| Full project cycle | Click Up, Wrike, Smartsheet |
Is that your first visit to Passionate BA?
If you just started reading my blog, I have to indicate that you can find many articles on a blog page. You will find my digests, glossary definition reviews, and much more! Enjoy!
Що таке колаборація / співпраця (в бізнес-аналізі)?
Всім привіт! Слово дня з BABOK® v3 – колаборація (співпраця) – процес, коли двоє або більше людей працюють разом для досягнення спільної мети. В бізнес аналізі, ми говоримо про співпрацю зі стейкхолдерами. BABOK® v3 має окрему секцію щодо цього – 4.5 “Управління співпрацею зі стейкхолдерами.” Метою цього завдання є заохочення зацікавлених сторін до участі в поточній роботі. Зазвичай зацікавлені сторони зайняті управлінням якимось відділом або навіть цілим бізнесом. Іноді вони можуть бути байдужими або навіть проти змін. Тому для бізнес-аналітиків це досить складне завдання. У цій статті я спробую допомогти з розумінням основ теми.
Елементи колаборації / співпраці
Щоб ефективно співпрацювати зі стейкхолдерами, бізнес-аналітики мають досягти успіху лише в кількох, але важливих елементах колаборації.
Отримайте явну згоду на участь
Люди братимуть участь у заходах, які вимагатимуть їхнього часу та, принаймні, іноді інших ресурсів – грошей, репутації тощо. У деяких випадках люди можуть бути не готові до цього, особливо якщо ніхто не запитував про конкретні зобов’язання в письмовій формі або не отримував чітку згоду. Можливо, ви вже знаєте, що станеться, якщо розуміння того, що ви перебуваєте в такій ситуації, приходить у критичний момент. Ось чому бізнес-аналітики повинні визначити та узгодити зобов’язання якомога раніше в ініціативі. Залежно від випадку, угода може бути повідомлена офіційно або неформально, але з мого досвіду – формально майже завжди краще;
Встановіть моніторинг залучення
Навіть якщо ви отримали згоду всіх, це не означає, що це на 100% правда, що ви залучите всіх до участі, коли настане момент, коли їм потрібно щось зробити. Речі, як правило, відволікають людей від роботи з багатьох причин; їхнє ставлення до мети може змінитися, вони можуть бути перевантажені іншими завданнями, бути чимось затримані. Ось чому бізнес-аналітики повинні постійно стежити, щоб зацікавлені сторони були на одній сторінці, мали доступ до всієї інформації, продовжували брати участь відповідно до домовленостей і залучати інших зацікавлених сторін;
Фасилітація співпраці
Зацікавлені сторони з більшою ймовірністю братимуть участь, якщо вони відчуватимуть підтримку та співпрацю з боку інших, у тому числі бізнес-аналітиків. Ви можете зробити це, заохочуючи вільний потік інформації, ідей та інновацій. Важливо, щоб зацікавлені сторони відчували, що їх чують, що їхня думка має значення, а їхні внески визнаються.
Типи колаборації (співпраці)
Індивідуальна
Ми використовуємо цей тип колаборації, коли важливо обробити пакет інформації лише з однією зацікавленою стороною. Це може бути обговорення доменним експертом, отримання схвалення від ключової зацікавленої сторони або запит виконати свою частину завдання. Індивідуальна співпраця є найбільш продуктивною через характер персонального підходу. Тим не менш, цей підхід може бути досить ресурсоємким, а іноді складним (наприклад, коли у вас є складне питання для обговорення, і немає нікого, хто б вас підтримав). В той же час, для деяких речей індивідуальна колаборація буде досить неефективною. Наприклад, коли вам потрібно розібрати якийсь бізнес-процес, “розігравши” його з представниками кожної ролі;
Групова
Коли бізнес-аналітику доводиться спілкуватися з багатьма зацікавленими сторонами одночасно, це групова співпраця. Основна відмінність від індивідуальної полягає в тому, що ви не можете приділяти стільки ж уваги кожній зацікавленій стороні; ви повинні поділитися часом з багатьма людьми, якщо ви зустрічаєте людей особисто або під час онлайн-конференції. Якщо говорити про ще більшу кількість стейкхолдерів, то ви б, ймовірно, використовували різні невербальні методи. Плюси групової співпраці — негайне обговорення інформації та пов’язаних питань із групою людей та економія часу. Мінусами є менш глибокий рівень комунікації з окремими зацікавленими сторонами та ризик того, що деякі учасники можуть надавати менше інформації або навіть уникати участі;
Невербальні методи
Зазвичай це електронні листи, спілкування в чаті та використання інструментів спільної роботи для одночасної роботи над одним завданням. Ці методи можуть бути використані як для індивідуальної так і для групової колаборації. Плюси використання таких методів полягають у тому, що немає потреби в синхронній роботі, вони більш доступні з точки зору доставки інформаційних пакетів, оскільки ви маєте доступ до людини в будь-який час, і ці пакети дещо легше зрозуміти, оскільки структурований текст може бути легшим для споживати. Мінуси полягають у тому, що це може бути складно для розуміння, оскільки погано написаний текст набагато гірший, ніж погано сформульований вебрально, так як ви можете перепитати під час розмови; існує ймовірність того, що письмова інформація може бути втрачена чи пропущена на тлі іншої інформації; набагато легше ігнорувати письмовий запит на колаборацію ніж усний.
Колаборативні ігри
Вивчаємо що таке ігри
Існує багато технік, які можна назвати техніками “співпраці”. Наприклад, добре відомі інтерв’ю, фокус-групи або мозковий штурм. Я розповім про них окремо, оскільки вони більше зосереджені на інших речах, як-от виявлення вимог, генерація ідей тощо. А є більш конкретні, наприклад, колаборативні ігри, які я хочу роздивитися детальніше саме в цій статті.
Що це за ігри? Це дії, що виконуються в групах, які заохочують учасників працювати разом над темою, зосереджуючись на створенні чогось разом, щоб отримати розуміння чогось або погодитися щодо спільної ідеї. Виглядає наче це фокус-група? Так, можна сплутати. Проте це зовсім інше, бо фокус-група не допомагає щось побудувати, в цій техніці йдеться про виявлення думок і точок зору.
Використовуючи ігри, бізнес-аналітики намагаються стимулювати командну роботу, тимчасово розміщуючи учасників на “ігровому майданчику”, використовуючи якусь метафору або веселу ситуацію. Там вони діляться знаннями, намагаються досягти певної мети або повторюють діяльність різними способами, а також намагаються побачити проблему з різних точок зору. У цій ситуації бізнес-аналітик стає фасилітатором гри, проводячи учасників через процес, пояснюючи та запроваджуючи правила та допомагаючи учасникам, коли їм важко виконати завдання самостійно. Зазвичай колаборативні ігри включають візуальні та тактильні компоненти, які необхідні для того, щоб зробити гру більш динамічною, допомогти в обробці інформації та побудувати довіру між учасниками. Тому проводити подібні ігри в режимі он-лайн є чималою проблемою (але не є блокером).
Елементи та приклади ігор
Колаборативні ігри складаються з наступних елементів:
- Поясніть мету гри. Важливо визначити, яку задачу буде вирішувати гра. Іноді фасилітатори намагаються залишити це на кінець, щоб отримати “Ага!”-момент, але це може посилити і без того скептицизм «серйозних» і «зайнятих» людей, якщо ви розумієте, що я маю на увазі;
- Граючи в гру:
- Виконуємо активність. Продовжуйте читати, щоб поглянути на приклади ігор;
- Аналізуємо результат. Найважливіша частина, яка пояснює “Ага!”-момент для гравців, надає та детально описує результат.
- Повторіть два попередні кроки, трохи змінивши правила або умови. Деякі ігри пропонують кілька різних початкових умов, які наводяться в певному порядку (або без нього), щоб пояснити гру з різних точок зору.
Щоб краще зрозуміти колаборативні ігри, пропоную роздивитись наступні приклади:
- Affinity Diagramming, з поясненнями від NN Group;
- Agile Product Box від Simon Gervan;
- Fishbowl-техніка від Gather Together Games;
- Draw a Toast від Tom Wujec, TED 2013;
- Більш специфічні ігри, накшталт Lego4Scrum, що навчають Agile Mindset та чим сильний Scrum.
- І багато інших, треба лише погуглити.
Інструменти співпраці
| Інструмент | Приклади |
|---|---|
| Обмін ідеями | MindMeister, Coggle, Creately |
| Дзвінки | Zoom, Google Meet, Skype |
| Чати | Slack, MS Teams, Google Chat |
| Вайтборд | Miro, Mural, Lucidspark, Canva |
| Прототипи | Figma, Axure RP, Adobe XD |
| Діаграми | Lucidchart, Diagrams.net (Draw.io), Visual Paradigm Online |
| Трекінг задач | Jira, Trello, Click Up |
| Вимоги | Confluence, Notion, Google Docs |
| Нотатки | Google Keep, Evernote |
| Таблиці | Google Sheets |
| Канбан-дошка | Trello, Asana, Kanbanize |
| Обмін файлами | Google Drive, Dropbox |
| Повний цикл проекту | Click Up, Wrike, Smartsheet |
Це ваш перший візит до Passionate BA?
Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!