What is a root cause analysis?
Hello there! The word of the day from BABOK® v3 – root cause analysis (RCA). The next word should have been the cause-and-effect diagram, specifically Ishikawa, aka fishbone. But that’s a fact that you cannot talk about it without diving deep into root cause analysis. So, what is RCA about? RCA is a structured examination of an identified problem to understand the underlying causes. Analysts use it to identify and evaluate the underlying causes of pain. Sounds complicated? Well, yes and no.
Root cause analysis is a widely underestimated technique in knowing how it should be done appropriately. At the same time, it’s one of the most commonly used. Why is it so? Because you cannot elicit needs without going through “what” and, most importantly, “why.” Every time business analysts identify a business idea, they try to understand the catalyst for change, the need behind it, and the objective stakeholders try to reach. In doing so, analysts perform root cause analysis to a different degree but always do. RCA is heavily represented in all BABOK® v3 knowledge areas, but most commonly in 6. Strategy Analysis, 7. Requirements Analysis and Design Definition, and 8. Solution Evaluation.
Diving into root cause analysis
Root cause analysis focuses on the problem’s origin as the point of fixing things rather than dealing only with consequences. RCA applies an iterative analysis approach based on the idea that there might be more than one root cause creating problems. RCA looks at the main types of causes (3P):
- People. Human error is a classic example of a cause that never goes away. Lack of training could be another reason, which could be a root cause of the human error or separately. Sabotage, indifference, or insult are also common causes;
- Physical. Any equipment, facility, tools, or software failure;
- Process. Poor organizational structure and lack of process control.
Root cause analysis could be performed:
- Reactively. Analysts identify the root cause(s) of situational or an occurring problems;
- Proactively. An attempt to identify potential problem areas before it occurs. Unfortunately, this one is rarely used.
RCA consists of the following activities:
- Define problem. Identify and describe issues to be addressed;
- Collect data. Gather information about the nature, volume, and timing of the effect causing problems;
- Identify cause. Investigate the patterns of effects and identify what is common between cases. List, review, and prioritize them by severity;
- Identify actions. Define an appropriate action that should prevent and minimize recurrence and severity;
- Implement changes. Do what’s needed to fix issues. As usual, find someone to support these changes as sometimes people would prefer to keep eating the cactus over uncommonly doing something;
- Control implementation. Be ready for unexpected results of resistance to changes;
- Check the result. Define whether the change took effect or requires adjustments.
Root cause analysis techniques
Cause-and-effect aka Ishikawa aka fishbone diagram
Example of Ishikawa diagram from Techqualitypedia
Ishikawa is the most well-known technique for root cause analysis. It is a causal diagram created by Kaoru Ishikawa at the start of the previous century that shows the potential causes of a specific event. To create a diagram, follow these steps:
- Capture the issue or problem under discussion into a box;
- Draw a line (spine) from the box across the canvas;
- Draw diagonal lines (ribs) from the spine to represent categories of potential causes of the problem;
- Draw smaller lines (bones) for each rib to represent deeper causes. Now the basis for the diagram is ready, let’s populate it;
- Brainstorm categories and potential causes of the problem, and list them on the ribs and bones correspondingly.
After these steps, your diagram is ready. Now you can analyze the results and define solutions.
5 Why’s
This technique was initially developed by Sakichi Toyoda, who stated that “by repeating why five times, the nature of the problem, as well as its solution, becomes clear.”. It uses the same concept as Ishikawa’s diagram but with two slight differences:
- While Ishikawa suggests brainstorming as many categories as possible and going down just a few levels (more horizontal approach), 5 Why’s usually means going deep on just a few categories;
- Ishikawa does not state how deep you should go, while 5 Why insists on doing at least five levels unless you are stuck before that.
To use this technique:
- Write the problem on canvas;
- Ask, “why do you think this problem occurs?” and capture the ideas below the issue;
- Keep asking “why?” repeatedly, capturing items below each idea until you reach the 5th level or are convinced the actual root cause has been identified.
You can use 5 Why alone or as part of the fishbone diagram technique. Once you capture all ideas, use the five whys approach to drill down to the root causes.
That is your first visit to Passionate BA?
If you just started reading my blog, I have to indicate that you can find many articles on a blog page. You will find my digests, glossary definition reviews, and much more! Enjoy!
Що таке техніка аналізу першопричини?
Привіт! Слово дня з BABOK® v3 – аналіз першопричини (RCA). Наступним словом мала бути діаграма причинно-наслідкових зв’язків, зокрема Ісікава, він же риб’яча кістка. Але це факт, що ви не можете говорити про це, не занурившись глибоко в аналіз першопричин. Отже, що таке RCA? RCA — це структуроване дослідження виявленої проблеми для розуміння її причин. Аналітики використовують цю техніку для визначення та оцінки основних причин проблеми. Звучить складно? Ну і так, і ні.
Аналіз першопричини є недооціненою технікою з тої точки зору як робити цей аналіз належним чином. У той же час, ця техніка є одною з найпоширеніших. Як це так? Це тому що ви не можете виявити потреби, не пройшовши через «що» і, головне, «чому». Кожного разу, коли бізнес-аналітики визначають бізнес-ідею, вони намагаються зрозуміти хто чи що є каталізатором змін, потребу, що стоїть за цим, і мету, яку намагаються досягти зацікавлені сторони. Роблячи це, аналітики різною мірою проводять аналіз першопричин, але завжди це роблять. RCA широко представлений у всіх областях знань BABOK® v3, але найчастіше в 6. Стратегічний аналіз, 7. Аналіз вимог і визначення дизайну та 8. Оцінка рішення.
Пірнаємо в аналіз першопричини
Аналіз першопричини зосереджується на виникненні проблеми як на тому, щоб виправити речі, а не мати справу лише з наслідками. RCA застосовує підхід ітераційного аналізу, який базується на ідеї, що виявлена проблема може бути більш ніж однією основною причиною, а що може бути більше. RCA розглядає основні типи причин (3P):
- Люди. Людська помилка є класичним прикладом причини, яка завджи буде мати місце. Брак навчання може бути іншою причиною, яка може бути основною причиною людської помилки, або виступати окремо. Саботаж, байдужість або образа також є частими причинами;
- Фізичні причини. Збій будь-якого обладнання, засобів, інструментів або програмного забезпечення;
- Процес. Погана організаційна структура та відсутність контролю процесу.
Можна провести аналіз першопричини:
- Реактивно. Аналітики визначають першопричину (причини) ситуаційних проблем або проблем, що виникають;
- Проактивно. Спроба виявити потенційні проблемні області до того, як вони виникнуть. На жаль, цей засіб використовується рідко. Поки не клюне, як то кажуть.
Техніка RCA складається з наступних кроків:
- Визначте проблему. Визначити та описати проблеми, які необхідно вирішити;
- Зберіть дані. Збирати інформацію про характер, обсяг і час наслідків, що викликають проблеми;
- Визначте причину. Дослідіть моделі ефектів і визначте, що спільного між випадками. Перелічіть, перегляньте та розставте їх за ступенем серйозності;
- Визначте дії. Визначте відповідну дію, яка має запобігти та мінімізувати рецидиви та тяжкість від виникненнся проблеми;
- Впровадьте зміни. Зробіть усе необхідне для вирішення проблем. Як завжди, знайдіть когось, хто підтримає ці зміни, оскільки іноді люди воліють продовжувати їсти кактус, а не робити щось незвичайне та змінюватись;
- Здійснення контролю. Будьте готові до несподіваних результатів та опору змінам;
- Перевірте результат. Визначте, чи зміни вступили в силу чи потребують коригування.
Техніка виявлення першопричини
Причинно-наслідкова діаграма або Ісікава або діаграма риб’ячої кістки
Приклад діаграми Ісікави з Techqualitypedia
Ісікава є найвідомішим методом аналізу першопричини. Це причинно-наслідкова діаграма, створена Каору Ісікава на початку минулого століття, яка показує потенційні причини конкретної події. Щоб створити діаграму, виконайте такі дії:
- Зафіксуйте питання або проблему, що обговорюється, у рамці;
- Намалюйте лінію (хребет) від проблеми поперек полотна;
- Проведіть діагональні лінії (ребра) від хребта, щоб представити категорії потенційних причин проблеми;
- Намалюйте менші лінії (кістки) для кожного ребра, щоб відобразити глибші причини. Тепер основа для діаграми готова, заповнюємо її;
- Обдумайте категорії та потенційні причини проблеми та перерахуйте їх відповідно на ребрах і кістках.
Після цих кроків ваша діаграма готова. Тепер ви можете проаналізувати результати та визначити рішення.
“5 Чому”
Цю техніку розробив Сакічі Тойода, який казав, що «повторюючи “чому” п’ять разів, природа проблеми, а також її рішення стають зрозумілими». Ця техніка використовує ту саму концепцію, що й діаграма Ісікави, але з двома невеликими відмінностями:
- У той час як Ісікава пропонує провести мозковий штурм якомога більшої кількості категорій і спуститися лише на кілька рівнів (більш горизонтальний підхід), 5 Чому зазвичай означає заглиблення лише в кількох категоріях;
- Ісікава не вказує, наскільки глибоко ви повинні зайти, тоді як 5 Чому наполягає на виконанні принаймні п’яти рівнів, якщо ви не застрягли на попередніх.
Кроки для використання техніки:
- Написати задачу на полотні;
- Запитати: “Чому, на вашу думку, виникає ця проблема?” і запам’ятати ідеї під проблемою;
- Продовжуйте запитувати “чому?” кілька разів, захоплюючи причини під кожною ідеєю, доки не досягнете 5-го рівня або не переконаєтеся, що першопричину виявлено.
Ви можете використовувати 5 Чому окремо або як частину техніки діаграми «риб’яча кістка». Після того, як ви охопите всі ідеї, скористайтеся підходом п’яти чому, щоб детально розібратися в першопричинах.
Це ваш перший візит до Passionate BA?
Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!