What is a business need or problem?
Hello there! The word of the day from BABOK® v3 – business need or business problem. According to the Glossary, a business need is a problem or opportunity of strategic or tactical importance to be addressed. At the same time, a business problem is an issue of strategic or tactical significance preventing an enterprise or organization from achieving its goals. Looks pretty similar? That’s true because you can reduce the business problem to a set of needs that one can meet using some combination of technology and business process change.
Defining business need
Need is of the Business Analysis Key Concepts, which makes it one of the most important entities for business analysis. Business need represents this entity, which is bound to high-level requirements. It is a crucial input for the “Strategy Analysis” knowledge area and is essential to current and future state analysis.
The business need may be represented by anything. It could be an issue the company encounters, both inside and outside, such as a customer’s issue, a loss of revenue, an internal processes problem, or a new market opportunity.
The business need may be identified at different levels of the organization:
- From the top-down. A business goal of strategic level that the organization aims to achieve. It could be both external and internal. A typical example of the latter is a directive born out of poor KPI or some problem noticed from above. Sometimes, that’s a new way to do business or optimize it. As for external, that could be customer demand, market change, legislation change, or anything else from outside of the organization;
- From the bottom-up. A problem with the current state of a process, function, or system. This type of need usually arises from workers who want to ease their daily lives. That’s a type of need that requires escalation, guts, and skills to sell the solution to the management;
- From middle management. In case a manager needs more information and tools to make decisions or perform new functions to meet business objectives. According to my experience, these are no less easy to “sell” as they usually require effort and budget.
Why defining the business need is critical?
Understanding the business need gives a clear view of why the change was initiated. It ensures that each potential solution covers the need and chooses the best solution. It is the most critical step because correctly identifying and communicating the need leads to properly implementing your selected solution. Also, it defines alternative solutions to consider, which stakeholders to consult, represents context and limitations, and understands which solution approaches to evaluate. Business needs could be expressed both from the perspective of the entire enterprise or a specific stakeholder or group of stakeholders.
It is necessary to learn what a business needs to understand its current state. Business needs related to the present state help find out constraints that business analysts have to consider when evaluating potential solutions. When BA has this additional context upfront, they will have fewer problems and revisions as the project matures. Addressing the need from a current state perspective helps to present why the process, system, or business is no longer viable.
That is your first visit to Passionate BA?
If you just started reading my blog, I have to indicate that you can find many articles on a blog page. You will find my digests, glossary definition reviews, and much more! Enjoy!
Що таке бізнес-потреба або проблема?
Привіт! Слово дня з BABOK® v3 – бізнес-потреба, або бізнес-проблема. Згідно з Глосарієм, бізнес-потреба — це проблема або можливість стратегічного або тактичного значення, які потребують вирішення. У той же час бізнес-проблема – це проблема стратегічного або тактичного значення, що заважає підприємству або організації досягнути своєї мети. Виглядає досить схоже? Це правда, тому що ви можете звести бізнес-проблему до набору потреб, які можна задовольнити за допомогою певної комбінації технології та зміни бізнес-процесу.
Визначення бізнес-потреби
Потреба є одним із ключових концептів бізнес-аналізу, що робить її одним із найважливіших елементів для бізнес-аналізу. Бізнес-потреба представляє цю сутність, яка прив’язана до вимог високого рівня. Це важливий інпут інформації до області знань «Стратегічного аналізу» та необхідний для аналізу поточного та майбутнього станів.
Бізнес-потреба може бути представлена чим завгодно. Це може бути проблема, з якою компанія стикається як всередині, так і зовні. Наприклад, проблема клієнта, втрата доходу, проблема внутрішніх процесів або нова ринкова можливість.
Бізнес-потреба може бути визначена на різних рівнях організації:
- Зверху вниз. Бізнес-ціль стратегічного рівня, яку прагне досягти організація. Вона може бути як зовнішнім, так і внутрішнім. Типовим прикладом останнього є директива, породжена поганим KPI або якась проблема, помічена зверху. Іноді це новий спосіб ведення бізнесу або його оптимізації. Що стосується зовнішнього, це може бути попит споживачів, зміна ринку, зміна законодавства або будь-що інше ззовні організації;
- Знизу вверх. Проблема з поточним станом процесу, функції чи системи. Цей тип потреби зазвичай виникає у працівників, які хочуть полегшити своє повсякденне життя. Це тип потреби, який вимагає ескалації, мужності та навичок, щоб продати рішення керівництву;
- Від мідл-менеджменту. Якщо менеджеру потрібно більше інформації та інструментів для прийняття рішень або виконання нових функцій для досягнення бізнес-цілей, то породжується саме така бізнес-потреба. За моїм досвідом, їх не менш легко «продати», оскільки вони зазвичай вимагають зусиль і бюджету.
Чому визначення бізнес-потреб є критичним?
Розуміння бізнес-потреб дає чітке уявлення про те, чому зміни були ініційовані. Це гарантує, що кожне потенційне рішення покриває потреби та вибрано найкраще рішення. Це найважливіший крок, оскільки правильне визначення потреби та комунікація інформації щодо потреби веде до правильного впровадження вибраного вами рішення. Крім того, цей крок визначає альтернативні рішення для розгляду, з якими зацікавленими сторонами слід проконсультуватися, допомагає зрозуміти контекст і обмеження, а також яке з рішень найкраще підходить для оцінки. Бізнес-потреби можуть бути виражені як з точки зору всього підприємства, так і окремої зацікавленої сторони чи групи зацікавлених сторін.
Необхідно дізнатися, що потрібно бізнесу, щоб зрозуміти його поточний стан. Бізнес-потреби пов’язані з поточним станом, допомагають виявити обмеження, які бізнес-аналітики мають враховувати під час оцінки потенційних рішень. Коли BA має цей додатковий контекст заздалегідь, у BA буде менше проблем і переробок по ходу дозрівання проекту. Розгляд потреби з точки зору поточного стану допомагає зрозуміти, чому процес, система або бізнес більше не життєздатні.
Це ваш перший візит до Passionate BA?
Якщо ви тільки починаєте читати мій блог, то просто мушу звернути вашу увагу на свої попередні статті, в т.ч. BA-дайджести, де зібрані різноманітні корисні матеріали!